Маркетинг Николая Михайловича
---> Информация и аналитика --->

11:54
АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ на предприятии

 

 

Административно-хозяйственные функции в 

различных компаниях типичны, тем не менее конкретное их 

наполнение зависит от целей, которые стоят в данный момент 

перед компанией, а также от размера компании и ее ресурсов. 

Рассмотрим наиболее типичные административно-хозяйственные 

функции, а также влияние на них текущих задач и ситуации в 

компании.

Все административно-хозяйственные функции можно разбить на 

несколько групп:

1) Текущее обеспечение деятельности:

* обеспечение канцтоварами
* обеспечение офисным инвентарем и расходными материалами
* обеспечение хозяйственными товарами
* поддержание офисной техники, мебели в рабочем состоянии 

(ремонт и профилактика)
* обеспечение связи (подключение мобильных телефонов, 

выделенных интернетканалов, эксплуатация городских линий)
* осуществление крупных разовых закупок (мебель, офисное 

оборудование)

2) Документооборот:

* разработка файлинг-системы
* ведение документооборота
* ведение архива
* ведение библиотек, баз данных

3) Эксплуатация здания, помещения, территории:

* уборка помещений
* эксплуатация зданий (электрообеспечение, теплообеспечение, вода, сантехника, 

мелкий бытовой ремонт)
* оформление помещений
* ремонт помещений
* обустройство прилегающих территорий
* озеленение

4) Организационная работа:

* организация рабочих мест
* организация мероприятий (праздники, корпоративные 

собрания, презентации)
* организация работы переговорных
* организация питания сотрудников
* транспортное обслуживание
* курьерское обслуживание
* организация страхования сотрудников и компании
* организация переездов

5) Взаимоотношения со сторонними организациями:

* взаимодействие с госорганами (вопросы эксплуатации здания, 

прилегающих территорий)
* взаимодействие с арендодателями (или с арендаторами)
* взаимоотношения с поставщиками, отслеживание договоров, 

счетов, проплат.

6) Внутреннее информирование персонала:

* организация оповещения о новых документах
* контроль исполнения поручений
* выпуск внутрикорпоративных изданий (газеты, бюллетени, 

листки), подготовка и рассылка информационных сообщений
* организация и поддержание в актуальном состоянии Досок 

объявлений
* организация внутрифирменных музеев и выставок

Хотим обратить внимание, что часть административно-

хозяйственных функций носит постоянный характер, а часть – 

это разовые задачи, которые могут выполняться всего 

несколько и даже один раз. Тем не менее, про них нужно 

помнить и обсуждать с сотрудниками при постановке им целей 

работы. Чтобы в случае необходимости решить какую-либо 

разовую, но глобальную задачу (например, организовать 

переезд) не возникал вопрос «А кто это должен делать?».

Более того, административно-хозяйственные работники должны 

твердо знать, что их основное предназначение – это 

обеспечение бесперебойной и комфортной работы всех служб 

компании. Их основная задача – помогать всем остальным 

подразделениям компании выполнять производственные планы, 

что бы для этого не приходилось делать. Таким образом, 

список функций может быть как сокращен, так и расширен, в 

зависимости от конкретной ситуации.

На то, какие именно функции и в каком объеме нужны 

конкретной организации, влияют следующие факторы:

* размер компании
* цели компании
* находится ли здание в собственности
* специфика деятельности компании (например, насколько часто 

требуется работа курьера, или насколько необходимы служебные 

машины)

То есть каждая компания может самостоятельно сформировать 

список необходимых ей функций, проведя соответствующий 

анализ.

В качестве иллюстрации приведем два примера.

Пример 1

Крупное промышленное предприятие поставило цель – выйти на 

международный уровень и приблизить стандарты своей работы к 

общемировым. Планировалось развивать международное 

сотрудничество и принимать делегации. Предприятие владеет 

несколькими производственными зданиями (5 цехов, 

административный корпус, проходная, котельная, столовая, 

теплица), имеет собственную территорию. Руководство 

поставило задачу реорганизовать административно-

хозяйственные подразделения с учетом новых требований. До 

преобразований на предприятии существовал административно-

хозяйственный отдел, в который входили: канцелярия, архив, 

машинописное бюро, курьерская служба, дизайнер, уборщицы, 

дворники. Примечательно, что АХО подчинялся коммерческому(!) 

директору, который, естественно, очень редко вообще 

вспоминал про существование этого отдела. Кроме того, как 

отдельные подразделения, которые подчинялись напрямую 

директору завода, существовали следующие службы: отдел 

озеленения, транспортный цех, столовая, заводская 

многотиражка. Некоторые административно-хозяйственные 

функции вообще не были ни за кем закреплены, из-за чего 

регулярно возникали проблемы. Так, за мелкий бытовой ремонт 

никто не отвечал, и все руководители решали такие вопросы 

как могли, привлекая к работе своих подчиненных, которые 

лучше других разбирались в технике. Также не осуществлялась 

централизованная закупка канцтоваров и хозинвертаря, а также 

офисного оборудования. Опять же каждый руководитель отдела 

закупал все необходимое самостоятельно, никто не отслеживал 

сметы на эти расходы.

Руководство завода видело неэффективность данного 

направления и решило провести реорганизацию. В итоге было 

создано отдельное подразделение, которое возглавил 

заместитель директора по общим вопросам (новая должность). 

Ему были подчинены следующие службы: АХО, столовая, 

транспортный цех, отдел по благоустройству территории и 

озеленению, служба безопасности, многотиражка.

Претерпела изменения и структура административно-

хозяйственного отдела. В него вошли:

* канцелярия
* архив
* административный сектор (организация работы переговорных, 

встреч делегаций, мероприятий, заказа билетов и гостиниц и 

т.д.)
* сектор обеспечения текущей деятельности (закупка 

канцтоваров и хозинвентаря, закупка мебели и оборудования, 

мелкий ремонт, обеспечение связи, оформление помещений, 

организация рабочих мест)
* сектор по обеспечению чистоты (уборщицы)

Таким образом, было введено два новых отдела 

(административный сектор и сектор обеспечения текущей 

деятельности), упразднено машинописное бюро (в связи с 

переходом на электронный документооборот) и курьерская 

служба (расчет показал, что услуги сторонних организаций 

обходятся дешевле). Дворники перешли в подчинение отделу по 

благоустройству территории. В результате преобразований 

существенно сократились расходы за счет освобождения 

основных подразделений от выполнения несвойственных функций 

(ремонт, закупки), а также за счет того, что осуществление 

централизованных закупок канцтоваров и хозинвентаря 

позволило получать существенные скидки за объем, а также 

привело к необходимости точного учета расходования 

канцтоваров, что тоже дает существенную экономию.

Категория: КАК Живете можете | Просмотров: 2408 | Добавил: mnmix | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0
avatar